Wie sich Medientechnik auf Ihr Büro auswirkt.. 

 Autor:
Anton Breitinger

Anton Breitinger verantwortet den Bereich Marketing der Breitinger AG. Im Rhein-Main-Gebiet ist die Breitinger AG der kompetente Ansprechpartner wenn es um durchdachte und nachhaltige Büro-Konzepte geht.

Medientechnik und Ihr Weg zum papierlosen Büro

Die Welt wird nach und nach immer digitaler, dies zeigt sich in allen Lebenslagen ob sowohl im Auto wo man sich einen digitalen Display garnicht mehr weg denken kann oder ob man nun Lebensmittel online bestellt oder seinen Einkaufszettel in einer App am Handy hat. Die Arbeitswelt stellt hier keine Ausnahme dar, ganz im Gegenteil, bei Medientechnik im Büro sprechen wir von modernsten Cloud- und CRM-Systemen, automatisierten Marketing- und Vertriebsprozessen sowie dem Ortsungebundenen arbeiten für ein Unternehmen am anderer Ende der Welt.

Bei der Planung eines neuen Büros bzw. der Umplanung eines bestehenden Büros muss bis ins Detail alles durchgeplant sein, denn weder moderne Bürotechnik noch innovative Raumkonzepte können ohne einander funktionieren. Um Ihr Unternehmen in ein Büro 4.0 zu verwandeln, dass auf die heutigen und zukünftigen Anforderungen der Arbeitswelt vorbereitetet ist, sind beide Bestandteile essenziell. 

Neue Medientechnik erfordert neue Büros

Es liegt auf der Hand, dass neue Technik allein Ihr Unternehmen nicht groß voran bringen wird. Es benötigt ein Zusammenspiel aus modernen Raumkonzepten, die Umgestaltung und Neuplanung vorhandener Räume und die anschießende sinnvolle Integrierung moderner Technik um Ihr Unternehmen im Sinne der Digitalisierung auf den neusten stand zu bringen. 

Durch dass installieren eines Projektors in ein Großraumbüro können Sie dieses ja auch nicht in einen multimedialen Konferenzraum umrüsten. Deshalb wird bei der Modernisierung eines Büros nicht allein auf die die neue Technik geachtet, es werden vielmehr alle Arbeitsprozesse sowohl Interne als auch Externe sowie alle Räumlichkeiten auf deren Effektivität und Nutzen überprüft um daraufhin anhand eines ganzheitlich durchdachten Konzeptes ein funktionierendes Büro zu erschaffen. 

Auf all diese Faktoren muss geachtet werden, sodass eine Entlastung der Mitarbeiter und eine Steigerung der Produktivität zu erreichen. Es ist erschreckend zu sehen, dass in den Büros von heute der technische Stand oft weit hinter dem Durchschnitts Haushalt liegt, dies wird auch durch eine Vielzahl an Studien belegt. Selbst wenn in Büros bereits neuere Technik verbaut ist passiert die häufig „Top-Down", hier hat die Führungsebene Zugriff auf den neusten Stand der Technik, die Mitarbeiter hingegen sind einige Jahre hinterher. 

Genau hier liegt das Problem, die Belegschaft macht in den meisten Fällen die Mehrzahl der Beschäftigten eines Unternehmens aus, weshalb grade Ihnen mit moderner Technik unter die Arme gegriffen werden sollte um die Produktivität und das wohlbefinden zu steigern. 

Jedoch kann dies wie bereits erwähnt, nur fruchten wenn ebenfalls die entsprechenden Räume auf die neue Technik vorbereitet wurden und passend in die Planung mit einbezogen wurden. Der Wandel durch die Digitalisierung lässt sich außerdem sehr gut an der Veränderung des Bürobedarfs erkennen:

Früher

Ordner, Kopierpapier, Kugelschreiber, Briefumschläge, etc. 

Heute

USB-Hubs, Mäuse, Tastaturen, Batterien, Ladekabel, etc. 

Schließlich erhalten wir zum Beispiel statt wie früher Rechnungen per Brief oder Fax, einfach eine Mail für den entsprechenden Mitarbeiter wofür keinerlei Papier mehr benötigt wird.

Gleichermaßen geschieht auch mit den umengen an Akten welche sich im Laufe der Zeit angesammelt haben, statt Kilos über Kilos an Akten in das Archiv zu schleppen kann dies heutzutage zu großen teilen digital geschehen und lediglich Dokumente welche eine händische Unterschrift erfordern werden noch physisch bearbeitet. 

Wie neue Raumkonzepte im Verbund mit neuer Bürotechnik wirken

Themen wie Work-Life-Balance oder Home Office werden grade bei der neuen Generation zunehmend wichtiger. In Zukunft wird es nur noch Arbeitnehmer geben welche in Zeiten von Internet und ständiger Vernetzung aufgewachsen sind wo es ohne ausreichende Angebote an Medizintechnik sehr schwer sein wird neue Bewerber zu finden.

Die Arbeitswelt entwickelt sich immer mehr Richtung der Vernetzung der Kollegen untereinander und der sowohl digitalen Arbeit in Teams als auch der konzentrierten Arbeit von daheim oder unterwegs. Einzel- und Doppelbüros bleiben zwar nach wie vor relevant jedoch sind Gruppen- und Gemeinschaftsräume mit entsprechender Technik wie: Konferenzräume, Meetingräume, Präsentationsräume oder schlicht Räume für den gemeinsamen Ideenaustausch immer mehr gewünscht.

Auch der klassische Arbeitsalltag mit einer acht Stunden Schicht an einem statischen Arbeitsplatz wie man ihn kannte und Jahre lang lebte wird in Zukunft nicht mehr mit dem Zeitgeist gehen. Studien belegen, dass Arbeitnehmer welche sich Ihren Arbeitsalltag frei nach Raum und Zeit planen können ihre Arbeit deutlich effektiver und qualitativ hochwertiger ausführen und gleichzeitig ihre Zufriedenheit steigert.

Jeder Mensch ist anders, der eine arbeitet effektivsten wenn er alleine daheim auf der Couch sitzt der andere in einer großen Gruppe mit stetiger Kommunikation mit den Kollegen. Es liegt an den Unternehmen seinen Mitarbeitern diese Freiheiten zu geben und zu erleben welcher Mehrwert - sofern richtig geplant und ausgeführt - daraus für das ganze Unternehmen in Bezug auf Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität entstehen kann.

Sobald Mitarbeiter die Freiheit bekommen sich selbst organisieren zu dürfen schaffen sie automatisch Platz für Neues. Zum einen wird der aktiv genutzte Bereich im Büro der vorher durch die vielen Mitarbeiter welche den ganzen Tag im Büro verbracht haben wo jeder einen eigenen Schreibtisch benötigte und den analogen Papierakten etc. beansprucht wurde immer kleiner und es wird weniger Fläche benötigt.

Zum anderen kann das Büro so zu einem Ort für Informationsaustausch und Regeneration verwandelt werden wo man in Zukunft gerne hin geht indem ein deutlichen Mehrwert für alle geschaffen wird.

Dank moderner Medientechnik zum Büro 4.0


Beispiele für die Vorteile eines digitalen und Interaktiven Arbeitsumfeldes: 

Step 2.

Cloudlösungen
  • sind weitaus sicherer als die Datensicherung auf                                        einem einzelnen PC 
  • Daten können nicht gesichert werden wenn der Pc kaputt geht 
  • Backups werden bei der Cloud automatisch ausgeführt und sind            nicht wie früher einfach verschwunden 
  • Ausfall einzelner PC-Komponenten können unverzüglich                          ausgeglichen werden indem man von einem anderen Gerät                    auf die selben Daten zugreifen kann

  • Konferenz- und Besprechungslösungen
  • durch Verwendung digitaler Whiteboards und interaktiven Tafeln           werden Besprechungen erwiesenermaßen interaktiver und                      gleichzeitig produktiver 
  • Ortsungebunde und dynamische Zusammenarbeit aus aller Welt 
  • Step 2.

    Arbeitsmaterial

  • auf Dokumente und Wissen aller Mitarbeiter kann digital jeder Zeit        und von jedermann zugegriffen werden 
  • Mitarbeiter müssen nicht mehr in das Büro kommen um auf                    gewisse Informationen zugreifen zu können
  • Die eingesparte Zeit kann erhöht Produktivität und macht                        Arbeitsprozesse gleichzeitig flexibler und effektiver 
  • Ein papierloses Büro spart Kosten für Papier und Druckerpatronen
  • Durch diese modernen Systeme welche die Digitalisierung mit sich bringt können also sowohl Kosten als auch Zeit eingespart werden, zudem ermöglicht es die best mögliche Ausnutzung aller vorhandenen Ressourcen. 

    Fazit: Die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung ist Ihr modernes Bürokonzept

    Für jeden modernen Arbeitsplatz mit entsprechender Medientechnik muss als erstes die richtige Grundlage geschaffen werden. Hierbei kommt man um eine professionelle Büroplanung bei der alle Aspekte von Arbeitsabläufen bis zur Wahl der später verwendeten Technik nicht drum herum. 

    Wie im laufe des Artikels deutlich wurde, ist die Technik aber eben das letzte Glied der Kette und macht nur Sinn wenn das Raumkonzept bereits von Anfang an in Richtung Digitalisierung ausgerichtet und geplant wurde. Des weitern muss besonders darauf geachtet werden, dass wenn zum Beispiel die Möglichkeit des Home-Office bereitgestellt wird im Gegenzug aber auch im Büro ausreichend Räume zur Vernetzung und Ideenaustausch eingeplant werden und Teil der Bürowelt sind.

    Hat man all diese Aspekte beachtet kann man schließlich zu der Wahl der passenden Büromöbel und Medientechnik voranschreiten und es steht der erfolgreichen Digitalisierung Ihres Unternehmens nichts mehr im Wege.

    Artikel weiterempfehlen

    Weitere Artikel zum Thema