Wie Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Büroformen besser arbeiten 

Lieber Smart Office oder Großraumbüro – Welche Büroformen passen am besten zu Ihnen?

Gerade jetzt im War of Talents und in Zeiten von Fachkräftemangel sollte die Gestaltung von attraktiven Arbeitsplätzen zum Wettbewerbsvorteil  genutzt werden. Eine gute Arbeitsplatzgestaltung beginnt bei der Wahl der richtigen Büroformen in Ihrem Unternehmen. Dazu sollten Sie sich zunächst darüber im Klaren sein, welche Büroformen es gibt, was die jeweiligen Vor- und Nachteile sind und welche Bürokonzepte der Zukunft sind.

Wir schaffen in unserem Artikel einen klaren Überblick über die verschiedenen Büroformen und decken die jeweiligen Vor- und Nachteile mit auf. Nutzen Sie dies als Entscheidungsgrundlage, welche Arbeitsumgebung für Sie und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Überblick der Büroformen: vom Einzel- bis zum Großraumbüro

Die Situation im Büro und speziell der Arbeitsplatz sind ein fester Bestandteil im Alltag Ihrer Mitarbeitenden. Für eine gut durchdachte und strukturelle Büroplanung ist die Wahl der richtigen Büroform die erste Etappe.

Büro ist aber nicht gleich Büro. Es gibt verschiedene Trends und Büroformen – mit denen Sie sich auseinandersetzen sollten. Denn die Gestaltung des Büroarbeitsplatzes hat einen enormen Einfluss auf Arbeitszufriedenheit und die Leistungen Ihrer Mitarbeitenden. Nicht jede Büroform passt zu jedem Mitarbeiter und zu jeder Tätigkeit – hier müssen auch generationsbedingte Unterschiede berücksichtigt werden.

Wie soll bei so vielen Möglichkeiten die beste Wahl getroffen werden? Eignet sich das „Einzelbüro“ besser oder doch das Großraumbüro und wie unterscheidet sich das vom Mehrpersonenbüro. Es werden viele Fragen aufgeworfen. Gehen wir die einzelnen Büroarten mal im Einzelnen durch.

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Das Zellenbüro

Dies können sowohl Einzel- als auch Mehrpersonenbüros sein, die über einen gemeinsamen Gang erreichbar sind.

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Das Mehrpersonenbüro

In der Regel sitzen in Mehrpersonenbüros höchstens sechs Mitarbeiter an ihren Bildschirmarbeitsplätzen. Dies bietet optimale Voraussetzungen für enge Zusammenarbeit.

Vorteile:

  • Besonders für Abteilungen und Teams ist diese Büroform bestens geeignet. Die entstehende kleine Teamatmosphäre fördert sowohl die Zusammenarbeit als auch den flexiblen und schnellen Austausch. Das Gute ist: Zu laut wird es trotzdem nicht.
  • Der Umgang mit vertraulichen Informationen wird vereinfacht, da nur Mitarbeiter derselben Abteilung zusammensitzen. 
  • Ein Mehrpersonenbüro stärkt den Teamgeist: Es herrscht ein Gefühl von Zugehörigkeit.
  • Eine enge Teamarbeit mit kontinuierlicher Kommunikation wird ermöglicht. Diese Art von Büroform ist daher auch gut für Projektteams geeignet.

Nachteile:

  • Das Potenzial von Konflikten und Auseinandersetzungen ist im Mehrpersonenbüro höher.
  • Verstehen sich einzelne Mitarbeiter nicht miteinander, haben sie im Mehrpersonenbüro kaum die Möglichkeit sich aus dem Weg zu gehen. Dieser Konflikt kann sich auf die gesamte Atmosphäre und Stimmung im Team negativ auswirken.
  • Für Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Konzentration bedürfen, kann es im Mehrpersonenbüro teilweise zu laut sein.

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Einzelbüros

Diese Büroart dagegen ist genau für einen Mitarbeiter.

Vorteile:

  • Eine ruhige Atmosphäre, um konzentriert arbeiten zu können, ist der größte Pluspunkt der Einzelbüros. Es ist geeignet, um Externe einzuladen oder vertrauliche Sachverhalte zu besprechen.
  • Einzelbüros lassen sich individuell einrichten und somit perfekt an die Bedürfnisse des Mitarbeiters anpassen.
  • Einzelbüros haben nach außen eine repräsentative Wirkung.

Nachteile.

  • Einzelbüros sind eine kostspielige Variante und können nicht allen Mitarbeitenden ermöglicht werden.
  • Durch das Einzelbüro werden oft klare Hierarchien aufgezeigt: der Chef allein im Büro, das Team sitzt im Großraumbüro.
  • Die Möglichkeit zum schnellen Austausch fehlt und auch ist kein Platz für Zusammenarbeit gegeben. Durch Einzelbüros können sich Mitarbeiter schnell isoliert und „vereinsamt“ fühlen.

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Das Großraumbüro

Hier werden mehrere Arbeitsplätze auf einem großen Raum (ab 400 m²)  verteilt, welche gar nicht oder nur durch dünne Stellwände unterteilt werden.

“Großraumbüros sind organisatorische und räumliche Zusammenfassungen von Büro- oder Bildschirmarbeitsplätzen auf einer 400 m² oder mehr umfassenden Grundfläche, die mit Stellwänden gegliedert sein können.” (Definition gemäß ASR A1.2)

In der Regel werden im Großraumbüro eher zehn bis zwanzig Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt (das ist ein Gruppenbüro). Es gibt eine klare Zuteilung der Arbeitsplätze, diese sind jedoch nicht klar abgegrenzt. Die Mitarbeiter sitzen oft direkt Tisch an Tisch.

Vorteile 

  • Ein Pluspunkt am Großraumbüro ist die Platzeinsparung und der damit einhergehende Kostenvorteil.
  • Ist ein starker Austausch und Zusammenarbeit bei der Tätigkeiten einer Abteilung nötig, lohnen sich Großraumbüros: kurze Kommunikationswege und enger Kontakt der Mitarbeiter.

Nachteile

  • Es herrscht, aufgrund der vielen Arbeitsplätze in einem Raum, ein hoher Lautstärkepegel. Folglich kann es zu innerer Unruhe, Konzentrationsmangel, Stress und Unzufriedenheit kommen.
  • Studien haben belegt, dass die Arbeit in Großraumbüros krank machen kann.
  • Die räumliche Enge steigert das Konfliktpotenzial unter den Kollegen. Schon Kleinigkeiten können Auslöser sein: der eine will frische Luft, dem anderen ist aber zu kalt, wenn das Fenster offen ist…

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Die moderne Bürogestaltung: Wandlungsfähige Büroformen

Warum nicht einfach das Beste von allem? Um auch in Zukunft Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu wahren, sollten Sie eine Kombination der verschiedenen Bürokonzepte in Ihre Büroraumplanung mit einbeziehen. Durch die Kombination unterschiedlicher Trends erhalten sie eine maximale Flexibilität. Gerade hier werden agiles Arbeiten und Kollaborationen gefördert. Besonders bevorzugt ist dabei eine Kombination aus Mehrpersonen- und Gruppenbüro mit einem Gemeinschafts-/Besprechungsbereich.

Im Zentrum stehen: Flexibilität, Kommunikation und Konzentration.  

  • In modernen Büroraumkonzepten werden verschiedene Arbeitsflächen und Büroformen miteinander verknüpft.
  • Eine flexible Anpassung der Raumkonzepte sollte gegeben sein, sodass Büroräume und -konzepte der Zukunft wandlungsfähig sind und konkret auf neue Umwelteinflüsse reagiert werden kann.
  • Mit einer flexiblen Büroformgestaltung können sie proaktiv auf Veränderungen agieren.

Aufgaben- und Arbeitsbereiche werden in Zukunft immer weniger trennbar und oft laufend ineinander überfließen. Aus dieser zunehmenden Vernetzung heraus, entwickelt sich die Notwendigkeit einer transparenten Kommunikation und stetigen Austausches. Hierfür bietet die Büroform die ersten Schritte für einfache Zusammenarbeit und kurze Kommunikationswege.

Trotz allem darf der Konzentrationsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter nicht geschadet werden: Denn Tätigkeiten nehmen an Komplexität zu und bedürfen besonderer Aufmerksamkeit. Daher ist es enorm wichtig, Ihre Mitarbeiter mit einer ruhigen und ungestörten Arbeitsatmosphäre zu unterstützen.

Diese drei effizienten Trends werden Ihnen helfen den Anforderungen gerecht zu werden:

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SMART OFFICE


Hier werden flexible Raumtrenner genutzt, sodass die Bürofläche an die jeweiligen Bedürfnisse der Teams und Anforderungen der Arbeitsaufgabe angepasst werden kann. Eine perfekte Lösung für kurzfristige Teamkonstellationen und Projektarbeiten – und das vom Mehrpersonenbüro zum Kombibüro und zurück.

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DESKSHARING


Das Desksharing verabschiedet den eigenen Arbeitsplatz. Jeden Tag aufs Neue haben die Mitarbeiter eine freie Platzwahl. Besonders nützlich, um die Teams bunt zu mischen: dies bringt neue Vernetzungen der Mitarbeitenden hervor. Ein weiterer Nutzen zeigt sich in Bezug auf flexible Arbeitsbedingungen: Arbeiten die Mitarbeiter regelmäßig von zu Hause aus oder in Teilzeit, bleiben nicht so viele Arbeitsplätze frei. Die effiziente Nutzung spart dem Unternehmen nicht nur Platz, sondern auch Kosten.

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OPEN SPACE

Hier gibt es eine Unterteilung der Bürofläche in unterschiedliche Funktionsbereiche. – Fest integrierte Raumelemente teilen in Arbeits- und Gemeinschaftsplätze: Arbeitsplätze, Stehtische, Sitzecke und Meetingareas. Open Space fördert die Kreativität und Kollaboration der Mitarbeiter. 

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Wie beeinflusst der demografische Wandel das Bürokonzept der Zukunft?

Nicht nur durch die zunehmende Vielfältigkeit der Genrationen auf dem Arbeitsmarkt, sondern auch durch den bereits spürbaren demografischen Wandel, werden die Unternehmen vor die Herausforderung des Mehrgenerationen Managements gestellt. Sowohl jetzt als auch in Zukunft werden immer heterogenere Abteilungen entstehen. Dies wirkt sich natürlich auch auf die Büroplanung aus, da jede Generation Ihre eigenen Vorstellungen von der Arbeitsgestaltung und Zusammenarbeit hat.

Hier eine Übersicht über die derzeitigen Generationen auf dem deutschen Arbeitsmarkt:

  • Die Nachkriegsgeneration: ca. 1946-1955 geboren
  • Die Baby Boomer: ca. 1956-1965 geboren
  • Die Generation X: ca. 1966-1980 geboren
  • Die Generation Y: ca. 1981-1995 geboren (auch als Millenials bekannt)
  • Die Generation Z: ca. 1996-heute geboren

Zur Untersuchung von Generationsunterschieden hinsichtlich der Büroerwartungen hat der Büroeinrichter Steelcase zusammen mit dem Forschungsinstitut Ipos eine Studie herausgebracht. Hierfür wurden 2.400 Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern (Frankreich, Deutschland, Niederladen, Großbritannien, Italien und Spanien) befragt. Dies kam für die Generationenverteilung der aus Deutschland befragten raus: Nachkriegsgeneration = 2%, Baby Boomer = 44%, Generation X = 38%, Generation Y = 16% und Generation Z = 0%.

Die Studie konnte signifikante Unterschiede der verschiedenen Generationen bezüglich ihrer Vorlieben belegen: jede einzelne Generation hat eigene Vorstellungen über die Beschaffenheit des Büros und seiner Form.

Die Nachkriegsgeneration:

Mitarbeiter aus dieser Generation bevorzugen klare Hierarchien und einen eigenen Arbeitsplatz, der genau abgegrenzt ist: von den Befragten bevorzugten 61 % einen persönlichen Arbeitsplatz. Die verschiedenen Arten der Arbeitsplätze symbolisieren die Stellung der Person in der Organisation und stehen auch für den dazugehörigen Status: Der Chef hat das größte Büro und sitzt am größten Schreibtisch.

Generation X:

Der Wunsch eines abgegrenzten, persönlichen Arbeitsplatzes nimmt in der Generation X ab: nur 35 % der Befragten stellen einen Anspruch darauf. Hier zeigen sich erste Präferenzen im Home Office arbeiten zu wollen und ein Trend hin zu flachen Hierarchien.

Baby Boomer:

Bei der Baby Boomer Generation liegt der Fokus auf gut funktionierender Zusammenarbeit, wodurch eigene Gruppenbereiche erfordert werden. Trotz dessen liegt auch hier eine Vorliebe für einen eigenen abgegrenzten Arbeitsbereich vor: 42 % der Befragten geben den Wunsch eines persönlichen Arbeitsplatzes an.

Generation Y:

Die Generation Y hat ein großes Begehren nach Flexibilität. Die Work Life Balance rückt in den Vordergrund. Flex Work und Teamarbeit werden zu den präferierten Arbeitsformen. Um diese Flexibilität zu gewährleisten, benötigt es wandlungsfähige Raumstrukturen mit transparenteren Treffpunkten – sei es für ein Meeting oder einen spontanen Austausch. Äußerst beliebt sind auch die Kaffee-Treffpunkte. Es lässt sich ein abnehmender Trend für den eigenen Arbeitsplatz verzeichnen: Der Wunsch nach einem persönlichen und abgegrenzten Arbeitsbereich kommt von nur 27% der Befragten.

Wollen Sie also Ihre Arbeitgeberattraktivität steigern (oder erhalten!) sollten Sie unbedingt die Erwartungen und Vorstellungen Ihrer Mitarbeitenden bei der Büroplanung miteinbeziehen. Bedenken Sie aber auch, dass Sie nicht immer alle Erwartungen und Wünsche jedes einzelnen Mitarbeiters erfüllen können. Nutzen Sie daher die Möglichkeit eines offenen Austauschs mit Ihren Mitarbeitenden, sodass Ihre zukünftige Büroform ideal abgestimmt ist. 

Fazit: Es gibt kein ideales Bürokonzept – aber eine ideale Kombination verschiedener Büroformen

Alle Unternehmen suchen nach der einen Musterlösung. Leider müssen sie enttäuscht werden – es gibt einfach keine „perfekte Büroform“. So wird das Ganze aber auch erst spannend! Es bleibt fraglich, welche die effizienteste und positivste Büroform ist. Trotz etlicher Forschung und Befragung in diesem Gebiet, ließ sich jedoch noch keine allumfassende Musterlösung finden. Denn es sollte nie vergessen werden, dass bei jeder Büroplanung die Menschen, welche in den Büros sitzen, im Fokus stehen: Ihre Mitarbeiter.

Jeder Mensch in einer Organisation hat seine eigenen Besonderheiten, Charaktereigenschaften und Arbeitsweisen, wodurch verschiedene Vorstellungen und Erwartungen entstehen.

Nutzen Sie deswegen einfach die Kombination mehrerer Büroarten, vom Kombibüro bis hin zum Open Space Büro, so können Sie alle Ihre Mitarbeiter mit in die Planung einbeziehen und bekommen die perfekte Synthese der Bürokonzepte der Zukunft. Doch bedenken Sie, dass dafür im Vorfeld eine strategische Büroraumplanung das A&O ist, um einen nachträglichen Mehraufwand und zukünftige Mehrkosten zu vermeiden.

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