Digital Workplace: Durch Digitalisierung Arbeitsprozesse verbessern 

Autor: Anton Breitinger

Anton Breitinger verantwortet den Bereich Marketing der Breitinger AG. Im Rhein-Main-Gebiet ist die Breitinger AG der kompetente Ansprechpartner wenn es um durchdachte und nachhaltige Büro-Konzepte geht.


Im Zuge der Corona Krise wurden strenge Schutzmaßnahmen aufgestellt um das Arbeiten in den Büros weiterhin zu ermöglichen. Dies erhöht den Druck für Unternehmen ihre Digitalisierungsstrategien erfolgreich umzusetzen. Viele Menschen arbeiten von nun an zu einem großen Teil aus dem Homeoffice und sind nur zeitweise im Büro, hierfür gilt es ein funktionierendes Arbeitsplatzkonzept zu erstellen was mobile Arbeit ermöglicht. 

Einen Zentralen Baustein hierbei stellt der Digitale Workplace dar, dieser dient dazu die Kommunikation und Zusammenarbeit aller Mitarbeiter zu stärken und Geschäftsprozesse zu digitalisieren. In einer sich stetig wandelnden, immer digitaler werdenden Welt, stellt dies einen entscheidenden Faktor für die Zukunftsfähigkeit jedes Unternehmens dar.

Nachstehend erläutern wir Ihnen wobei es sich bei dem Digital Workplace genau handelt, welche Vor- und Nachteile dieser mit sich bringt und wie Sie den virtuellen Arbeitsplatz erfolgreich in Ihrem Unternehmen umsetzen können. 

Der Digital Workplace: Eine zentrale digitale Arbeitsplattform für alle

Der Digital Workplace ist eine Arbeitsplattform wo über eine zentrale Nutzeroberfläche alle wichtigen Anwendungen, Funktionen und Tools jeder Zeit mobil und digital abgerufen werden können und ermöglicht so eine übergreifende Zusammenarbeit. Im Digital Workplace findet sich alles wieder, von Kommunikationstools für Videocalls, Messaging und Mails bis hin zu für Unternehmen sehr wichtige Anwendungen wie ERP oder CPM.

So kann ein einfacher, Ort- und Zeitungebundener Zugriff auf alle essentiellen Anwendungen gewährleistet werden, welcher unabhängig von dem für den Zugang benutzen Endgerät ist. Somit kann jeder Mitarbeiter egal ob er grade im Büro, bei Kunden, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise am anderen Ende der Welt ist mobil und flexibel arbeiten.

Da der Digitale Arbeitsplatz stetig Prozesse und Daten digitalisiert, können bestehende Workflows und Prozesse oftmals deutlich verbessert und somit die Produktivität und Effizienz der Büroarbeit deutlich erhöht werden. In Kombination mit Intranet-Funktionen kann durch die informelle Vernetzung der Arbeitnehmer des weiteren das Wir-Gefühl innerhalb des Unternehmens gestärkt werden. 

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Die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes

Es entstehen ganz neue Möglichkeiten für Unternehmen die den Schritt wagen eine gänzlich digitalisierte zentrale Arbeitsplattform Einzuführen. Es entsteht ein spürbar besserer Informationsfluss zwischen den Abteilungen im Unternehmen und die Arbeitsprozesse werden zunehmen agiler und flexibler.

Ein weiterer Aspekt stellt die allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen dar, durch das vereinfachen der Arbeitsabläufe für jeden Mitarbeiter steigt das Engagement bei jeder Tätigkeit. 

Nachstehend haben wir Ihnen die größten Vorteile Zusammengefasst: 

  • Geschäftsprozesse zu jeder Zeit Verfügbar
  • Schnellerer und einfacherer Zugang zu den notwendigen Arbeitsinformationen
  • Effizientere Workflows und Arbeitsprozesse 
  • Beteiligte an Arbeitsprozessen können sich schneller austauschen 
  • Flexibleres, Zeit- und Ortsunabhängiges Arbeiten 
  • Produktivitätserhöhung durch engagierte und zufriedenere Mitarbeiter

Der Digital Workplace als wichtiger Baustein einer neuen Arbeitswelt

Das streben nach zeitlicher und örtlicher Ungebundenheit bei der Arbeit ist vor allem bei den jüngeren Generationen ein immer wichtiger werdender Punkt. Mit einer digitalen zentralen Plattform ermöglichen Sie Ihrem Unternehmen den eintritt der Arbeitswelt 4.0 wo auch das Homeoffice eine zunehmend wichtigere Rolle spielt.

So hat Studien zufolge vor Corona noch nur jedes dritte Unternehmen seinen Mitarbeitern die Möglichkeit aus dem Homeoffice zu arbeiten bereitgestellt, so sind es heutzutage schon mehr als das doppelte. Zum Vergleich, rund 1,4 Millionen Vollzeit und 6,3 Millionen Arbeitnehmer arbeiteten vor der Corona Krise von Zuhause aus, jetzt sind es ganze 10,5 Millionen Vollzeitbeschäftigte Heimarbeiter und 8,3 Million in Teilzeit.

 Auch wenn ein großer Teil der Homeoffice Arbeiter nach dem Ende der Pandemie wieder ins Büro zurückkehren werden, geht der Trend weiterhin Richtung Homeoffice und Ortsungebundenem Arbeiten in Verbindung mit der fortschreitenden Digitalisierung, was zu einer langfristigen Veränderung in der Bürowelt führen wird.

Somit verliert das klassische Büro wo jeder seinen eigenen Arbeitsplatz und feste Arbeitszeiten hatte in der Zukunft immer mehr an Bedeutung. Stattdessen wird das Büro zum Ort der Kreativität, der Begegnung aller Mitarbeiter und Vermittler der Unternehmensidentität und setzt den Schwerpunkt auf die Mitarbeitergemeinschaft.

 Dies wird sich künftig auch auf die Bürogestaltung deutlich auswirken, es wird wenige bis gar keine Einzelbüros und statische Arbeitsplätze mehr geben, stattdessen wird mehr Raum für Kreativität und Kommunikation in Form von Konnektivitäts-Räumen geschaffen. 

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Tipps zur Einführung eines Digital Workplace

Ein Unternehmen kann nur dann von der Einführungen eines Digitalen Arbeitsplatzes profitieren wenn vorher das optimale digitale Arbeitsumfeld dafür geschaffen wurde. Es sollte jedoch von vorne herein klar sein, dass die Einführung des digitalen Workplace keine Sache ist die von heute auf morgen erledigt ist. Es bedarf einer ausgebauten IT-Infrastruktur, der Ausgestaltung der individuellen Arbeitsprozesse und hängt von den jeweiligen geschäftskritischen Anwendungen ab. 

Um Ihren Digital Workplace erfolgreich umzusetzen beachten sie folgende Punkte:

Step 

Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter

Desto früher Sie Ihre Mitarbeiter in das Projekt mit einbeziehen desto höher sind die Chancen, dass es auf Akzeptanz stößt und gleichzeitig effektiver wird. Denn grade die Mitarbeiter wissen am besten wo mögliches Verbesserungspotenzial in den Arbeitsabläufen oder auch in der Kommunikation untereinander besteht. Hierbei ist wichtig jeder Abteilung gehör zu schenken und dass neben der Geschäftsleitung auch Externe Fachkräfte mit an Board sind um Betriebsblindheiten zu minimieren. 

Step 

Starten Sie mit einem kleinen Testprojekt

Bevor Sie sich an die Umsetzung des gesamten Workplaces machen, beginnen Sie zunächst erstmal mit der Digitalisierung einer Abteilung mit nur einer geringen Anzahl an Funktionen und Tools. So entdecken Sie schnell Fehler bei der Organisation der digitalen Zusammenarbeit und können diese frühzeitig beheben. Ergänzen Sie das Testprojekt dann nach und nach und achten Sie stetig auf das Feedback Ihrer Mitarbeiter. 

Step 

Vergessen Sie nicht die Schulung der Mitarbeiter

Die gewohnten Arbeitsabläufe ändern sich mit der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes für Ihre Mitarbeiter drastisch. Deshalb sollten Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt mithilfe von Workshops und Leitfäden schulen lassen, sodass Sie nach der Implementierung bestmöglich mit der Nutzung der neuen Plattform zurecht kommen. 

Sollten noch Fragen zum Digital Workplace offen sein können Sie sich gerne jeder Zeit an uns wenden! 

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