Warum ein gut geplanter Empfangsbereich im Büro entscheidend ist 

Ergonomischer Arbeitsplatz

Ihr Empfangsbereich im Büro - der erste Eindruck zählt

Ein freundlicher Empfangsbereich, ein aufgeräumter und ergonomisch ansprechend gestalteter Arbeitsbereich. Ein gut durchdachtes und geplantes Entrée hat eine starke positive Wirkung und schafft einen bleibenden Eindruck bei Ihren Besuchern.

In vielerlei Hinsicht trägt der Empfangsbereich dazu bei, Ihr Unternehmen attraktiver zu machen. Egal ob es sich um Kunden, Geschäftspartner oder potenzielle Kandidaten handelt: wenn diese in einem schön gestalteten und effizient ausgebauten Raum ankommen, wird ihnen sofort das Gefühl einer professionellen Atmosphäre vermittelt.

Der Empfangsbereich ist der Ort, an dem alle Besucher Ihr Unternehmen betreten – daher ist es für den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend, einen sorgfältig durchdachten, ansprechenden Bereich zu schaffen. Mit einer guten Planung und Umsetzung können Sie den Eindruck vermitteln, dass Ihr Unternehmen qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen bietet.

Zu beachten ist hierbei vor allem die Gestaltung des Raumes selbst, aber auch die Möbel und Accessoires, die Sie auswählen. Wir geben Ihnen einige Tipps, worauf Sie bei der Planung und Einrichtung Ihres Empfangsbereiches achten sollten.

Der erste Schritt bei der Gestaltung Ihres Empfangsbereiches: die Planung des Raumes

Die Planung eines modernen Eingangsbereichs erfordert mehr als die Frage nach der Rezeption und der Auswahl von Büromöbeln. Vielmehr muss der Eintritt in das Unternehmen funktional und gestalterisch in ein "ganzheitliches Raumkonzept" eingebunden werden.

Eine umfassende Planung ist hierfür unerlässlich. Zu einem effizienten Konzept für den Empfangsbereich gehören Aspekte wie Nutzungsart, Häufigkeit, Flächennutzung und Kosten. Achten Sie darauf, dass weder zu viel noch zu wenig geboten ist.

Die folgenden Fragen dazu sind hilfreich:

  • Wie soll Ihr Unternehmen nach außen wirken?
  • Welches Ziel soll mit der Empfangssituation erreicht werden?
  • Welche Aufgaben und Tätigkeiten finden dort statt?
  • Sollen Arbeitsplätze und Funktionen wie Kommunikationszonen und Wartebereiche in einem Workcafe Stil dargestellt werden?
  • Soll eine 'Büro Lounge' Situation eine transparente, herzliche, offene und stilvolle Gestaltung in einem modernen Unternehmen repräsentieren?
  • Möchten Sie eine moderne Büroküche einplanen?
  • Wie soll das Corporate Design zur Corporate Culture passen?

Nehmen Sie sich genug Zeit für die Planung und überlegen Sie sich genau, wie Sie den Raum nutzen möchten und welche Möbel und Accessoires Sie benötigen. Beachten Sie hierbei vor allem die Größe des Raumes. Wenn der Raum zu klein ist, wirkt er ungemütlich und beengend. Zu viel Platz hingegen wirkt ungenutzt und kann einen leeren Eindruck vermitteln. Finden Sie also den richtigen Kompromiss für die Größe Ihres Empfangsbereiches.

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Der Empfangsbereich ist geplant – jetzt geht es an die Gestaltung

Räume werden immer visuell und akustisch wahrgenommen und durch die Auswahl der Materialien, der Farbe z.B. der Wände, der Bodenbeläge und des Lichtes beeinflusst. Der Eingangsbereich sollte ein angenehmes Gefühl vermitteln und Orientierung bieten, damit die Besucher und Kunden sich willkommen fühlen.

Hierbei gilt es vor allem auf die Farben und Materialien zu achten, die Sie verwenden. Helle Farben wirken freundlich und einladend, dunkle Töne kommunizieren Ernsthaftigkeit und Professionalität. Holz oder Stein wirken natürlich und edel, Kunststoff oder Glas hingegen modern und klar.

Kennen Sie die Bedeutung der jeweiligen Farben?

  • Rot steht für Dynamik
  • Grün eher für Ruhe und Entspannung
  • Blau ist die Treue, das Wissen
  • Gelb ist die Farbe der Kreativität
  • Erdtöne zeugen von Bodenständigkeit

Überlegen Sie sich also genau, welchen Eindruck Sie vermitteln möchten und wählen Sie die passenden Farben und Materialien für Ihren Empfangsbereich danach aus.

Die verwendeten Materialien dürfen robust sein und easy to clean, damit sie auch bei starker Beanspruchung lange halten. Die Farbe kann nach Unternehmensfarbe gewählt werden oder aber auch eine neutrale Farbe sein, die zu allem passt. Die Form sollte stimmig sein und gut zum restlichen Bürodesign passen. Und last but not least ist auch das Licht von Bedeutung. Sowohl künstliches als auch natürliches Licht können hier eingesetzt werden. Natürliches Licht ist besonders angenehm und trägt dazu bei, dass sich die Menschen im Raum wohlfühlen.

Gerade in einem Büro, in dem viele Menschen ein- und ausgehen, ist es wichtig, dass der Empfangsbereich großzügig gestaltet ist und nicht beengt wirkt. Zudem sollte er eine gute Akustik haben, damit die Gespräche der Mitarbeiter nicht stören.

Möbel und Accessoires für den Empfangsbereich im Büro

Nachdem Sie sich für die Gestaltung des Raumes entschieden haben, geht es an die Auswahl der Möbel und Accessoires. Auch hier gilt: Weniger ist mehr! Zu viele Möbel und Accessoires wirken ungemütlich und unordentlich.

Achten Sie darauf, nur die Möbel auszuwählen, die Sie wirklich benötigen, dafür dürfen es aber gerne hochwertige Funktionsmöbel sein. Besonders gut macht sich die Kombination aus verschiedenen Materialien.

Zur Standardausstattung im Empfangsbereich gehört in erster Linie der Empfangstresen. Als Herzstück bietet er Ihren Besuchern eine erste Orientierung und dient als der klassische Anlaufpunkt.

Ein kleiner gemütlicher Wartebereich mit bequemen Sitzmöglichkeiten und einer angebotenen Tasse Kaffee, Getränken oder Snacks, verkürzen mögliche Wartezeiten. Wobei Begriffe wie „Wartebereich“ oder Empfangsbereich fast schon old-fashioned sind. Vielmehr geht es hier um die Büro-Lounge oder das Workcafe, wo man sich trifft und austauscht. Kleine Besprechungsecken fördern die kreative Kommunikation.

Fazit

Der erste Eindruck zählt! Ihr Empfangsbereich oder auch Büro-Lounge oder Workcafe ist die erste Anlaufstelle für Besucher, Bewerber, Kunden in Ihrem Unternehmen.

Vergessen Sie also nicht, diesen wichtigen Bereich Ihres Büros gut zu planen und darauf zu achten, dass er sowohl funktional als auch attraktiv ist. Überlegungen zu den Kosten sollten dabei ebenso mit einbezogen werden, wie die potenzielle Unternehmenssituation und -entwicklung.

Mit diesen Tipps gelingt Ihnen die perfekte Gestaltung garantiert!

Sollten noch Fragen zum Digital Workplace offen sein können Sie sich gerne jeder Zeit an uns wenden!

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