Mobiles Arbeiten und Homeoffice: Nur ein Trend oder bewährtes System 

Mobiles Arbeiten und Homeoffice: gekommen, um zu bleiben oder wo steht unser Schreibtisch in Zukunft? 

Die Arbeitswelt hat sich spätestens mit Corona stark verändert. Sie ist sehr viel flexibler als diejenige, die wir noch vor einigen Jahren kannten. Die meisten Menschen sind damit vertraut, dass sie ihre Arbeit nicht mehr nur an einem festen Ort ausüben. Viele Unternehmen bieten ihren Angestellten heute auch mobiles Arbeiten im Homeoffice an. Ganz abgesehen davon, dass die Mitarbeitenden das auch beinahe schon als selbstverständlich voraussetzten. 

Diese Form der Arbeits hat viele Vorteile für beide Seiten: Die Angestellten können flexibel von zu Hause arbeiten und haben so mehr Freiheiten, sowie mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten. Auf der anderen Seite profitieren die Unternehmen von der Flexibilität, die diese Art der Arbeit mit sich bringt. Klingt beinahe so, als gäbe es nur Vorteile? Wir haben uns gefragt, ob „Mobilarbeit“ und Homeoffice die Zukunft der Arbeitswelt sind – oder ob die sozialen, kulturellen und technischen Aspekte im Unternehmen vielleicht doch wieder die Oberhand gewinnen werden.

Doch wie hoch ist die Bereitschaft der Arbeitnehmenden ins Büro zurückzukehren und wie schaffen alle gemeinsam den Spagat zwischen Homeoffice und Präsenz im Büro. Nicht zu vergessen die Frage nach effektiver Projektabstimmung, Teamführung und Teamentwicklung und – last but not least – einem vernünftigen betrieblichen Gesundheitsmanagement.

Zunächst aber gilt es, die wirtschaftlichen Überlegungen und die rechtlichen Rahmenbedingungen für diese Art der Arbeit zu verstehen, um das Maximum an Produktivität und Effizienz zu erreichen. In diesem Blog werden wir uns vor allem mit diesen Aspekten befassen.

Alles, was Recht ist. Ohne klare Regelungen funktioniert das Modell des mobilen Arbeitens nicht!

Das übliche „nine-to-five“ hat mit dem Homeoffice weitgehend ausgedient. Freie Zeiteinteilung lässt uns Familie und Beruf leichter verbinden und auch die Zeiten, die wir auf dem Weg zur Arbeit und zurück im Verkehr verbringen, fallen weg. Das schafft ein Gefühl von Freiheit und Selbstverwirklichung, welches auch die Motivation beflügelt. Freies, ungestörtes Arbeiten, und dazu die Möglichkeit jederzeit über Videocalls / Konferenzen den Anschluss zu den Kollegen zu halten, schaffen für viele eine hohe Zufriedenheit und Produktivität. Eine beinahe perfekte Work Life Balance, die sich vor allem die jungen Altersgruppen der Gen Y und Z wünschen.

Allerdings müssen auch rechtliche Rahmenbedingungen beachtet werden. Eine wesentliche Rolle bei allen wirtschaftlichen Überlegungen für mobiles Arbeiten im Homeoffice, spielt neben der Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen auch die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien. 

Darüber hinaus sollte es möglich sein, alle relevanten Bestimmungen hinsichtlich der Arbeitszeiten, Pausen und Lohnregelungen einzuhalten, um eine faire Bezahlung der Mitarbeiter zu gewährleisten. Auch die Verpflichtung zur Abgabe von Steuern und Sozialabgaben sollte berücksichtigt werden. Um die wirtschaftlichen Überlegungen für mobiles Arbeiten im Homeoffice zu vereinfachen, ist es ratsam, einen qualifizierten Steuerberater oder Rechtsanwalt zu konsultieren, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden.

Der Begriff „Homeoffice“ hat sich zwar umgangssprachlich eingebürgert, ist aber fachlich korrekt als „Telearbeit“, nach §2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung (ArbstättVO) zu bezeichnen. Telearbeitsplätze sind feste eingerichtete, dauerhaft genutzte Bildschirmarbeitsplätze, für die der Arbeitgeber eine mit dem Arbeitnehmer fest vereinbarte, wöchentliche Arbeitszeit festgelegt hat. 

Es gelten die gleichen Anforderungen wie für den Arbeitsplatz in den Büro-Räumen des Unternehmens. Eine Gefährdungsbeurteilung gem. § 3 ArbStättVO muss durch vom Arbeitnehmer fachkundig bereit gestelltes Personal abgenommen werden ebenso wie die Einhaltung der Arbeitsstättenregel (ASR) 1.2, als Voraussetzung für einen Bildschirmarbeitsplatz.

• Arbeitstisch 160 x 80 cm,
• ergonomischer Bürostuhl,
• separater Monitor,
• Tastatur und Maus sind vom Arbeitgeber bereit zu stellen.

Auch der Wechsel zwischen Büro und Homeoffice muss zu den vereinbarten Zeiten uneingeschränkt möglich sein. Die dafür benötigte Ausstattung steht für den Arbeitnehmer selbstverständlich zur Verfügung.

Unter den Begriff „mobiles Arbeiten“ fallen auch Reise-, Montage- und Außendiensttätigkeiten. Somit sind die Anforderungen flexibler. Wichtig ist in erster Linie der Anspruch aus den §§ 3 und 5 Arbeitsschutzgesetz sowie der Betriebssicherheitsverordnung.

§ 3 (1) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Dabei hat er eine Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten anzustreben.

§ 5 (1) Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind.

Unterm Strich bedeutet das, dass für eine Homeoffice-Regelung die Arbeitsbedingungen ebenso beurteilt werden sollten wie auch die damit verbundene psychische und körperliche Belastung.

So kann mobiles Arbeiten im Homeoffice funktionieren

Das Homeoffice als Modell der mobilen Arbeit hat sich in vielen Unternehmen etabliert und bietet sowohl den Beschäftigten als auch den Unternehmen unzählige Vorteile. Doch um die Produktivität entsprechend zu steigern, müssen von vorneherein Richtlinien für das Arbeiten von zuhause festgelegt werden. Um alle Mitarbeitenden auf das Homeoffice vorzubereiten, sollte eine einheitliche Regelung getroffen werden. 

Es ist wichtig, dass bei der Erstellung eines Konzepts für mobiles Arbeiten im Homeoffice sowohl die wirtschaftlichen als auch die rechtlichen Überlegungen berücksichtigt werden. Unternehmen, die sich für ein mobiles Arbeitsmodell entscheiden, müssen die Kosten für die Ausstattung der Mitarbeiter mit den notwendigen technischen Ausrüstungen sowie die Kosten für die Bereitstellung der notwendigen Software und Dienstleistungen in ihre Finanzplanung mit aufnehmen. 

Es scheint also nicht ganz einfach zu sein, gute Lösungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen zu finden. Es bietet sich an, einen Workshop durchzuführen, bei dem auf Geschäftsleitungsebene alle Anforderungen an Arbeitsprozesse erarbeitet werden. Daraus können die nötigen Aufgaben abgeleitet werden. Im nächsten Schritt werden die Mitarbeiter einbezogen, um gemeinsam konstruktive Lösungen für eine produktive Arbeitsgestaltung zu finden.

Führen Sie eine Mitarbeiterumfrage durch (siehe auch BAKB-Mitarbeiterfragebogen) um die unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungshaltungen transparent und somit planbar zumachen. Daraus abgeleitet ergeben sich die zukünftigen Tätigkeitsfelder, wie z.B.

• Wo wird gearbeitet (Homeoffice / Büro), 
• Wie oft ist es nötig im Büro präsent zu sein
• Hybrid / Online im Büro und wenn ja wie viele TN können zugeschaltet werden
• Welche Organisationsform erfordert welche Büroraumform
• Welche Arbeitssituationen / Arbeitsmodule, sind für Mobile Arbeit und Homeoffice geeignet oder können entwickelt werden (siehe auch BAKB 6 Stufenplan).

Durch den Prozess werden die Herausforderungen ebenso klar herausgearbeitet wie die Frage, welche Aufgaben zugewiesen werden und welche Informationen bereitgestellt werden müssen.

Lassen Sie uns nachfolgend nochmal zur Orientierung die Homeoffice-Regelungen zusammenfassen, auf die Sie achten sollten: 

• Aus dem Arbeitsrecht resultierend: Rechte und Pflichten für beide Seiten mittels schriftlicher Zusatzvereinbarung. Arbeitsstandort, Arbeitstage und -zeiten, Arbeitsmittel, Kostenübernahme von Raum- und Heizkosten, Zutrittsrechte bei erstmaliger Beurteilung der Arbeitssituation u.v.m.
• Wie werden Arbeitszeiterfassung und die notwendigen DSGVO Bestimmungen geregelt.
• Wichtig: Kernzeiten für Erreichbarkeit und Bürotätigkeit in denen wichtige geschäftliche Absprachen, Vorgehensweisen, Ergebnisse und Informationen ausgetauscht werden können.
• Die Sicherstellung der nach § 3 Arbeitsstättenverordnung durchzuführende Gefährdungsbeurteilung. Diese gilt für alle Tätigkeiten, also auch für das Homeoffice.
• Eine geeignete Hard- und Softwareausstattung wie auch ein ergonomisch "gesunder Arbeitsplatz" (Schreibtisch 160 x 80, ergonomischer Bürostuhl, Bildschirm, Tastatur und Maus) sind bereit zu stellen, der Mitarbeiter ist einzuweisen.
• Ausreichende Sicherheitstechnische Überlegungen im Austausch von Daten sind von zunehmender Bedeutung und sollten mögliche Sicherheitslücken vermeiden.
• Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Grundlagen der Führung bei mobiler Arbeit verlangt eine offene, transparente Vertrauens- und Fehlerkultur.

Da es derzeit noch keinen rechtlichen Anspruch auf Homeoffice gibt, obliegt es dem Unternehmen eine Regelung herbeizuführen. Auch und besonders in der Frage, ob und wie bei Rückkehr des Arbeitnehmers ein fester Arbeitsplatz / eine Arbeitssituation im Unternehmen bereit zu stellen ist. 

Fazit

Ein mobiles Arbeiten im Homeoffice erfordert eine gute Kommunikation und Koordination zwischen den beiden Parteien, um rechtliche Rahmenbedingungen zu schaffen. Dazu ist es wichtig, dass beide Parteien einen fairen Kompromiss finden. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die vertraglichen Verpflichtungen des Arbeitnehmers erfüllt werden, während der Arbeitnehmer seinerseits darauf achten muss, dass seine Rechte nicht verletzt werden. Um dies zu erreichen, sollten sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer in regelmäßigem Austausch miteinander stehen.

Es ist wichtig, dass Details über die Anforderungen an die Leistungserbringung sowie über die Auswirkungen des mobilen Arbeitens im Homeoffice vereinbart werden. Darüber hinaus ist es für beide Parteien hilfreich, klare Regeln und Richtlinien aufzustellen, die den Ablauf der Zusammenarbeit festlegen. Für den Schutz des Arbeitgebers können zum Beispiel Verschwiegenheitsvereinbarungen besonders nützlich sein.

Um zu gewährleisten, dass die Privatsphäre des Mitarbeiters respektiert wird, muss der Arbeitgeber einen akzeptablen Umgang mit persönlichen Daten und Informationen sicherstellen. Es ist außerdem ratsam, die Verantwortlichkeit für Hardware- und Softwareprobleme klar zu definieren. Ebenso sollten beide Seiten eine Einigung über die Art und Weise treffen, in der Leistungsüberprüfung und -bewertung stattfindet.

Da mobile Mitarbeiter oft räumlich voneinander getrennt sind, ist es besonders wichtig, dass sie regelmäßig Feedback erhalten und ihre Fortschritte nachvollziehen können. Abschließend kann gesagt werden, dass es von großem Vorteil ist, rechtliche Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten im Homeoffice festzulegen. Durch klare Regeln und Richtlinien können sowohl der Arbeitgeber als auch der Mitarbeiter vor unvorhergesehenen Konsequenzen geschützt werden und sicherstellen, dass alle Beteiligten in angemessener Weise entlohnt oder bestraft werden. So kann man sich letztlich auf eine effiziente Zusammenarbeit im Homeoffice freuen!

Sollten noch Fragen zum mobilem Arbeiten offen sein können Sie sich gerne jeder Zeit an uns wenden! 

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