Open Space Office - unbeliebter Trend oder echte Chance für ein modernes Bürokonzept?
Die großen Firmen aus dem Silicon Valley leben es bereits seit längerer Zeit vor, das arbeiten in sogenannten Open Space- oder Multi Space Bürokonzepten. Früher waren diese Konzepte eher unter dem Namen „Großraumbüro“ bekannt, wobei vielen damit eher negative Assoziationen einher gehen.
Das klassische Großraumbüro wird oftmals mit viel Hektik, Lärm und Unruhe in Verbindung gebracht, was bei den heutigen Open Space Konzepten und dessen neuen Qualitäten und Möglichkeiten nicht mehr der Fall ist. Hier wird die Produktivität und Kreativität sowie die Kommunikation unter den Mitarbeitern durch ein gut durchdachte Raumplanung unterstützt.
Der offene Raum wird durch Elemente wie Raumteiler und Akustikwände visuell unterteilt, was sowohl einen angenehmen Geräuschpegel für konzentriertes Arbeiten ermöglicht jedoch den Informationsfluss nicht behindert. Somit bietet dieses neue alte Bürokonzept grade für Unternehmen wo nicht viel Platz vorhanden ist eine relativ kostengünstige Möglichkeit eine flexible Arbeitswelt mit einigen Vorteilen zu erschaffen.
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Das offene Bürokonzept á la Open Space, die Revolution des Großraumbüro?
In Open Spaces Büros verlaufen die Grenzen zwischen den Hierarchieebenen, es gibt keine Barrieren mehr zwischen den Geschäftsführern und den Mitarbeitern. Dies ermöglicht den einfachen Dialog und Informationsfluss über alle Abteilungen hinweg und stärkt Gleichzeit den Teamgeist. Das Open Space Büro empfiehlt sich vorrangig für Unternehmen, welche vorwiegend partnerschaftlich und abteilungsübergreifend zusammenarbeiten.
Arbeitsprozesse werden transparenter und die Vorteile von agilem Arbeiten werden erkannt und umgesetzt. Auch im Bezug auf Neuzugang im Unternehmen erleichtert die offene Struktur eines Open Space Konzeptes die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erheblich. Von Beginn an fällt ihnen das kennenlernen der betriebsinternen Strukturen durch die offene Kommunikation der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit weitaus leichter.
Einen weiteren Vorteil bei Multi Space Konzepten stellen sogenannte „non-territoriale" Arbeitsplätze dar, hier haben die Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz mehr sondern suchen sich jeden Tag aufs neue einen Arbeitsplatz der zu ihrem heutigen Gemüt und Arbeitsanforderung passt. Dies erweist sich grade in Zeiten von Homeoffice als sehr vorteilhaft, wo sowieso nie alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind als sehr vorteilhaft.
Jedoch dürfen bei der Planung des Konzepts für einfaches kommunikatives Zusammenarbeiten Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten nicht zu kurz kommen. Auch Rückzugsorte müssen eingeplant werden um Räume für spontane Besprechungen, Telefonate, Meetings oder konzentriertes Arbeiten zu schaffen.
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Was sind die Vorurteile gegenüber Open Space Büros?
Natürlich bringt jedes Bürokonzept auch gewisse Nachteile mit sich. Beispielsweise befürchten viele Arbeitnehmer einen Teil Ihrer Privatsphäre in solch einem offenen Büro einbüßen zu müssen und lehnen es deshalb von Anfang an ab. Da nicht jeder Mensch gleich ist und viele Personen eher Introvertiert sind, kann der ständige Kontakt zu vielen Mitarbeitern sehr stressig auf sie wirken weshalb ein persönlicher Rückzugsraum benötigt wird.
Ein weiterer Faktor stellt der Geräuschpegel in den offenen Arbeitsräumen dar, es wird viel geredet, telefoniert, etc. was auf Dauer ebenfalls sehr anstrengend wird und sich schließlich negativ auf die Arbeitsleitung auswirken kann. Des Weiteren herrscht ein höheres Konfliktpotential, jeder Mensch vertritt andere Interessen und Meinungen, dies beginnt bei der Wahl der Raumtemperatur und geht hin bis zum Wettbewerb um eine höhere Position im Unternehmen.
Herrscht eine allgemeine negative Stimmung im Unternehmen hat dies direkt Einfluss auf das Arbeitsklima und beeinflusst die Arbeitsergebnisse. Schließlich ist auch der Gesundheitliche Aspekt zu beachten, durch die vielen Menschen auf engem Raum verbreiten sich Krankheiten durchaus schneller als wenn jeder in einem Einzelbüro arbeiten würde.
Nun stellt sich die Frage: Wie kann ein Open Space Konzept also funktionieren?
Wie bereits erwähnt bringt eine offene Büroform eine Vielzahl an Vorteilen mit sich, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Büroflächen können durch gut geplante Open Space Konzepte optimal genutzt werden, sofern folgende Aspekte berücksichtigt werden:
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Eine sinnvolle Raumaufteilung und Rückzugsmöglichkeiten
Jede Arbeitssituation bringt unterschiedliche Arbeitsansprüche für den entsprechenden Büroraum mit sich. Dazu gehören zum Beispiel Rückzugsräume und Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten oder Räume für Meetings und Kreativzonen. Das können gänzlich abgeschirmte Bereiche sein oder kleinere Einzelbüros. Wichtig ist dabei, dass die unterschiedlichen Zonen klar als solche zu erkennen sein sollten. Diese lässt sich durch die unterschiedliche Farbgebung der verschiedenen Räume und über das Mobiliar sehr gut umsetzen.
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Die Mitarbeiter in das Konzept einbinden
Die Kommunikation mit den Mitarbeiter stellt einen der wichtigsten Punkte dar, nur wenn das neue Konzept von der Belegschaft verstanden und angenommen wird kann es auch erfolgreich umgesetzt werden. Des weiteren fühlen sie sich so mehr als Teil vom ganzen und bringen zusätzlich oftmals noch wertvolle Ideen mit ein. Je mehr die Beteiligten in den Planungsprozess und bei wichtigen Fragen ist eingebunden werden, desto wahrscheinlicher ist es, dass das neue Konzepte angenommen wird und erfolgreich Implementiert werden kann.
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Möbel, Wände und Licht
Es reicht nicht mehr einfach eine starre Einrichtung bereitzustellen, das gewählte Mobiliar muss ebenso agil und flexibel sein wie die Mitarbeiter und deren Aufgaben. Moderne Büroartikel sind so designed, dass sie leicht vertragen werden können um die stetige Anpassung an neue Arbeitsanforderungen zu ermöglichen. So stehen für immer neu entstehende Projektteams stets das passende Mobiliar bereit. Gute Lichtverhältnisse sind ebenfalls sehr wichtig, da jedoch nicht jeder immer einen Fensterplatz haben kann, empfehlen wie Ihnen Tageslichtlampen oder andere gute Beleuchtung zu installieren. Das Farbkonzept im Büro nimmt direkten Einfluss auf die Gefühle der Menschen, weshalb für die verschiedenen Räume unterschiedliche Farben verwendet werden sollten. So wirken Dunkle Farben schnell erdrückend, während sehr knallige Farben auch schnell ablenkend wirken können (Mehr dazu in unserem Beitrag über Farbgestaltung im Büro). Des weiteren sollten Akustikelemente eingeplant werden um den Geräuschpegel möglichst niedrig zu halten.
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Technische Ausstattung in der neuen Arbeitswelt
Die technische Ausstattung in modernen Open Space Büros ist sehr wichtig, da alle Mitarbeiter egal von wo sie grade Arbeiten möchten jeder Zeit auf alle Daten zugreifen müssen können. Lösungen hierfür sind beispielsweise Cloud Computing, Gemeinsame Server und interne Netzwerke. Zusätzlich ist der gebrauch von Präsentationszonen hilfreich, so kann der Informationsfluss effizient am laufen gehalten werden.
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Kurze, sinnvolle Wege für alle
Die Wegplanung in einem Open Space Büro ist das A und O. Durch die offene Struktur des Raums bekommt man jegliche Bewegungen Allee Mitarbeiter mit was ständig für Unruhe sorgt. Deshalb ist es sehr wichtig alle Arbeitsplätze so zu planen, dass man kurze Wege hat um die anderen so wenig zu stören wie möglich. Um die Streckenführung zu optimieren sollten zum Beispiel die Teams die häufig zusammen arbeiten nah aneinander platziert werden, so können die Kommunikationswege kurz gehalten werden. Die Verkehrswege sollten klar und gezielt verlaufen und nicht kreuz und quer durch den Raum gehen, so kann den Mitarbeitern die beste mögliche Konzentration geboten werden. Räume welche häufig genutzt werden wie beispielsweise die Toiletten oder die Küche sollten nach Möglichkeit gegenüber zu den Arbeitsplätzen angeordnet sein, so werden die Mitarbeiter welche am nächsten an diesen Räumen positioniert ist nicht ständig vom „Durchgangsverkehr“ gestört. Für Besucher und Kunden sind sollten die Laufwege optimalerweise erst garnicht durch die Arbeitsflächen führen, da auch dass einen Störfaktor darstellen kann. Die einfachste Möglichkeit dies zu umgehen ist eine kleine, eindeutige Empfangszone womit die Besucherströme passend gelenkt werden können.
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Frische Luft zum Durchatmen
Das menschliche Gehirn sollte ständig mit frischem Sauerstoff versorgt werden um gut funktionieren zu können. In Open Space Büros kann die Luftqualität durch die große Anzahl an Menschen jedoch etwas leiden, was zu Kopfschmerzen und Schwindel führen kann. Um dies zu vermeiden ist es empfehlenswert eine Be- und Entlüftungsanlage zu verbauen oder alternativ ständig gut durchzulüften. Auch Zimmerpflanzen tragen Ihren Beitrag zu einer besseren Luftqualität bei!
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Fazit: Das Open Space Büro eröffnet vielversprechende Möglichkeiten
Die Annahme, dass mit einem Großraumbüro immer Hektik, Lärm und Unruhe einher geht ist falsch, trotzdem stellen Open Space Büros Unternehmen vor neue Herausforderungen welche nicht verharmlost werden sollten. Wird das Bürokonzept jedoch individuell auf das Unternehmen zugeschnitten und gut geplant kann mit einem Open Space Büro viele Vorteile und viele neue Möglichkeiten erschlossen werden.
Mit dem offenen Raum und den vielen verschiedenen Arbeitszonen kann man sehr flexibel auf alle möglichen Arbeitsanforderungen reagieren und unter Beachtung aller wichtigen Schlüsselpunkte kann die Effizienz und die Qualität der Arbeitsleistung deutlich gesteigert werden. Die einzige Voraussetzung ist ein gut durchdachtes Konzept in Verbindung mit einer strategischen Büroraumplanung im Vorfeld. Sollten Sie noch fragen zu Open Space Konzepten haben können Sie sich gerne bei uns melden!
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