Open Space Büro: Die Lösung für Ihr Unternehmen? 

Open Space Büro – was ist dran an dem Trend?

Nicht nur Unternehmen aus der Kommunikations- und Kreativitätsbranche, sondern auch große Unternehmen, wie Microsoft und Google, tun es schon lange – sie Arbeiten in modernen Großraumbüros. Heutzutage eher bekannt als Open Space Büro oder auch Multi Space Office.

Bei der Vorstellung eines Open Space Büros läuft so Manchem ein Schauer über den Rücken. Es schießen einem vielleicht Vorstellungen von Lärm, Hektik und Unruhe in den Kopf. Aber diese Zeiten sind zum Glück vorüber. Moderne Großraumbüros haben gänzlich neue Qualitäten zu bieten.

Sie können es sich als dynamisches Arbeitsumfeld vorstellen. Es bietet Raum für rege Kommunikation unter Kollegen und Gleichgesinnten. Dies kommt sowohl der Kreativität als auch der Produktivität der Mitarbeiter zu Gute. Weiteres finden Sie hier im Artikel.

Die Revolution des Großraumbüros – Das offene Bürokonzept á la Open Space Office

Keine festen Wände – Dies ist der Grundsatz vom Open Space Büro oder Multi Space Büro. Von Mitarbeitern über Führungskräfte bis hin zum Chef arbeiten alle zusammen in einem Raum und das ohne voneinander abgeschottet zu sein. Eine gute Möglichkeit um Hierarchien aufzubrechen. Dies bietet nicht nur einen offenen Dialog und dementsprechend einen reibungslosen Informationsfluss, sondern fördert vor allem auch das Miteinander und den Teamgeist.

Wer also viel Wert auf bereichsübergreifende und partnerschaftliche Zusammenarbeit im Unternehmen legt, sollte ein offenes Büro in Betracht ziehen. Stichwort ist hier agiles Arbeiten. Es bietet großes Potenzial für deutlich mehr Transparenz im Arbeitsprozess und lässt den Einsatz der Angestellten sichtbarer werden.

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Neue Mitarbeiter können so um einiges schneller in die Unternehmensstruktur integriert und eingearbeitet werden

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Das Wissen über betriebsinterne Prozesse können sie sich erheblich leichter aneignen, da sie im Open Space Konzept von ihrem Arbeitsplatz aus, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit miterleben können

Möglich ist auch eine weitere Option im Multi Space Konzept. Hier haben die Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch, sondern jeden Tag eine freie Platzwahl. Dies ist vor allem in Zeiten, in denen Tage im Home Office keine Seltenheit mehr sind, die optimale Lösung für alle Beteiligten.

Um Dauerhaft eine Arbeitsumgebung mit Wohlfühlfaktor zu erschaffen, sollte bei der Planung von einem Open Space Bürokonzept unbedingt beachtet werden, dass trotz vereinfachter Zusammenarbeit und Kommunikationsfreude, die Privatsphäre der Menschen im Büro beibehalten werden sollte. Es ist wichtig Rückzugsmöglichkeiten mit einzuplanen, um Raum für konzentriertes Arbeiten, kurzfristige Meetings und Besprechungen, sowie Telefonate zu schaffen.

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Welche Vorurteile gibt es gegenüber dem Open Space Konzepten oder dem Multi Space Büro?

Alles in allen sind die modernen Open-Office-Büros ein vielversprechendes Konzept, trotzdem sollten ein paar Sachen bedacht werden:

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Nachteile

- Der Gedanke in einem offenen Büro zu arbeiten löst bei einigen Angestellten ein unwohles Gefühl aus. Dies führt teilweise zu dem Verdacht, die eigene Privatsphäre zu verlieren und unter ständiger Beobachtung zu stehen.

- Besonders introvertierte Menschen haben gerne einen persönlichen Rückzugsraum, um eine Pause von der permanenten Nähe ihrer Kollegen zu haben.

- Eine mögliche Kulisse von Störgeräuschen, durch Diskurse und   Telefonate der Kollegen sowieHintergrundgeräusche durch Drucker, Kaffeemaschine, usw., können die Konzentrationsfähigkeit der Mitarbeiter beeinflussen.

-Die Verbreitung von Krankheiten ist in diesem Modell nicht zu unterschätzen. Dadurch, dass sich so viele Menschen in einem Raum befinden ist die Weitergabe von krankheitserregenden Viren und Bakterien nur schwer einzudämmen.

Ebenso ist ein erhöhtes Konfliktpotenzial vorhanden, aufgrund der permanenten Kontaktnotwendigkeit mit Personen, welche möglicherweise andere Interessen und Bedürfnisse haben. Denn kein Mensch gleicht dem anderen.

Ob es nun um das Wärme- und Kälteempfinden oder den Wettbewerb für das Erreichen der nächsten Karrierestufe geht, kann bei jedem anders aussehen.Dies kann sich negativ auf die Stimmung auswirken und das Arbeitsklima extrem beeinflussen, worunter folglich auch die Arbeitsergebnisse leiden.

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Wie gelingt das Open Space Bürokonzept?

Die offene Büroform kann sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer vorteilhaft sein. Es gibt nur eine Voraussetzung - die richtige Planung. So können Büroflächen durch effektive Konzepte sinnvoll genutzt werden:

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Eine geschickte Raumaufteilung mit Rückzugsmöglichkeiten

Die Ansprüche an den passenden Büroraum variieren von Arbeitssituation zu Arbeitssituation. Zum einen braucht man Räumlichkeiten für Meetings sowie Rückzugsmöglichkeiten und ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten. Dies können zum einen Einzelbüros sein oder auch abgeschirmte Ruhezonen, die abseits angeordnet sind. Es sollte in jedem Fall eine klare Struktur der unterschiedlichen Zonen geben. Dies kann durch das Mobiliar, die Farbgebung oder durch unterschiedlich gestaltete Bürolandschaften erreicht werden.

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Die Mitarbeiter bei der Planung nicht außen vor lassen

Teilen Sie Ihren Mitarbeitern von dem geplanten Konzept mit und binden Sie Ideen und konstruktive Kritik mit ein! Sie werden sehen, dass Sie durch Ihre Mitarbeiter sinnvolle Vorschläge bekommen. Dies funktioniert gut über Workshops oder das Gründen von Powerteams. Denn je mehr Sie die Beteiligten in den Planungsprozess mit einbinden, desto eher erreichen Sie eine erfolgreiche Implementierung und Befürwortung des neuen Bürokonzepts.

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Technische Ausstattung im Open Space Büro

Das Konzept des Großraumbüros ermöglicht ganz einfach einen Austausch auf Zuruf, gleichzeitig ist es jedoch überaus wichtig, dass Daten schnell und unkompliziert ausgetauscht werden können. Zur Bearbeitung gemeinsamer Projekte muss es allen Mitarbeitern möglich sein auf relevante Dateien zugreifen zu können. Unabhängig davon, ob Sie gerade im Homeoffice oder im Büro sitzen. Hierfür bieten sich gemeinsame Server, interne Netzwerke oder Cloud Computing an. Zusätzlich sollten Präsentationszonen in Erwägung gezogen werden, da sie für einen effizienten Informationsfluss enorm hilfreich sind.

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Frischluft zum Durchatmen

Ein gut gelüfteter Kopf hilft beim fit bleiben und denken. Durch die Menschenmenge in Großraumbüros kann die Luftqualität schnell sinken. Es kommt vermehrt zu Kopfschmerzen und Schwindel, aber auch zu einer Steigerung der Fehlerhäufigkeit. Um dem entgegenzuwirken, lohnt sich eine Installation von Be- und Entlüftungsanlagen. Darüber hinaus sind Luft-reinigende Pflanzen dienlich und tragen gleichzeitig zu einer wohnlichen Atmosphäre bei.

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Möbel, Wände und Beleuchtung

In der neuen Arbeitswelt haben eine starre Einrichtung und massive Tische nichts zu suchen. So flexibel wie die Mitarbeiter und deren Aufgaben sind, muss auch das Mobiliar sein. Moderne Stühle und Tische haben eine Rollfunktion, sodass jeweilige Bürobereiche ganz einfach auf die gegebene Arbeitssituation angepasst werden können. So wird das Zusammensetzen bzw. -stellen von flexiblen Projektteams einfacher denn je.

-  Daneben spielt auch die Beleuchtung im Raum eine wichtige Rolle. In einem Großraumbüro ist es nicht für jeden möglich einen Fensterplatz zu bekommen. Gute Lichtverhältnisse sind jedoch entscheidend, um optimale Leistungen zu ermöglichen. Es ist also sinnvoll, Tageslichtlampen und andere geeignete Beleuchtung anzuschließen.

- Ein weiterer wichtiger Punkt ist ein durchdachtes und gut abgestimmtes Farbkonzept. Man sollte von Grautönen und dunklen Farben Abstand halten, da sie schnell erdrückend und ermüdend wirken, aber auch bei knalligen Farben sollte man vorsichtig sein, da diese Unruhe verbreiten und ablenken können. Ebenso ist ein dezent gewähltes Muster besser, um die Konzentration nicht zu stören.

Machen Sie außerdem von schalldämpfenden Wänden und lärmschluckenden Elementen Gebrauch. Sie wirken sich positiv auf mögliche Lärmbelästigungen aus.

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Praktische, kurze Wege für alle

Im Arbeitsalltag kann es vor allem in einem Großraumbüro schnell mal turbulent werden. Es herrscht ständige Bewegung. Ein Kollege geht zum Drucker, der nächste zur Toilette und wieder einer holt sich einen Kaffee. Es herrscht eine permanente Unruhe. Deswegen muss bei der Planung darauf geachtet werden, dass die Wege nicht unnötig weit sind oder Arbeitsplätze sich zu nahe an einem Durchgang befinden. Eine optimale Streckenführung ist für das Konzept eines offenen Büros unabdingbar. 

Tipp: Kommunikation 

Kommunikationswege sollten kurz gehalten werden, indem Teams, die häufig an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, möglichst nahe zusammen platziert werden. Nötige Verkehrswege der Mitarbeiter sollten nicht den ganzen Raum durchkreuzen, sondern gezielt und klar geführt sein, um so wenig Unruhe wie möglich zu erzeugen.

Die Küche und weitere häufig genutzte Gemeinschaftsräume sollten bestmöglich am anderen Ende des Raumes liegen, sodass ein ständiger ‚Durchgangsverkehr‘ an der Tischgruppe, die am nächsten zum Gemeinschaftsraum steht, vermieden wird.

Die Wege von Kunden und Besuchern sollten die Arbeitsflächen gar nicht erst durchqueren, um weitere Störquellen zu vermeiden. Denn die Verlagerung der Aufmerksamkeit auf die neue Person wirkt sich negativ auf den Arbeitsfluss aus. Am besten eignet es sich die Besucherströme gleich zu einer eindeutigen und direkt erreichbaren Empfangs- und Besucherzone zu lenken.

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Fazit: Vielversprechende Möglichkeiten durch das Open Space Office

Das Open Space Konzept ist also nicht gleichzusetzen mit Unruhe, Hektik und Lärm. Für eine gelungene Umsetzung sollte jedoch die Komplexität des Projekts nicht unterschätzt werden. Denn nur so bringt das moderne Open Space Bürokonzept die gewünschten Vorteile mit sich und erhöht die Qualität Ihrer Büroräume, indem die Bedürfnisse und Erwartungen aller Mitarbeiter bedient werden.

Das hohe Maß an Flexibilität kann die negativen Aspekte ausgleichen und, wenn das Konzept die strategischen Ziele verfolgt und zur Unternehmenskultur passt, den Nutzen des Open Space Büros auch maximieren. Bei der richtigen Planung müssen Schlüsselkompetenzen, wie Büroleistung, Flexibilität und Effizienz effektiv gesteigert werden, um den Traum von einem produktiven und kommunikativen Büro umzusetzen. Einzige Voraussetzung ist, bereits im Vorfeld, ein gutes Konzept mit einer strategischen Büroraumplanung zu haben. Schöpfen Sie alle Möglichkeiten aus!

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