Büroplanung leicht gemacht: So planen Sie Ihr Büroräume von Anfang an richtig
Bei der Büroplanung gibt es einiges zu beachten und viele mögliche Fehlerquellen. Eine strategische Büroplanung ist das A und O um ein hoch funktionales Büro zu erschaffen, welches allen Arbeitsanforderungen und Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht. Hierbei reicht es nicht die Büroräume lediglich mit modernen Möbeln auszustatten, es bedarf eines detaillierten Bürokonzepts, das bei falscher Planung viel Zeit und Kosten verursachen kann.
Richtig umgesetzt, stellt ein individuell angepasstes Bürokonzept eine Investition für jedes Unternehmen dar, welches in optimalen Arbeitsbedingungen und der Basis für hohe Produktivität resultiert. Der Wunsch nach einem zukunftsfähigen Büro, lässt sich durch hochwertige Modularsysteme erfüllen, welche sich zu jeder Zeit flexibel an alle neuen Anforderungen anpassen lassen. Hierbei gilt es jedoch auch alle Vorschriften der Arbeitsstättenverordnung im Bezug auf Ergonomie und Sicherheit zu beachten, sodass Sie ohne Bedenken in die Zukunft schauen können.
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Ihr zukunftssicheres Büro – starke Konzepte für optimale Büroplanung
Folgende Faktoren spielen eine wichtige Rolle bei der Planung Ihrer Büroräume:
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Flächeneffizienz
Grade in kleineren Büros ist es wichtig die vorhandene Fläche optimal zu Nutzen. Hierbei helfen Konzepte wie „Desksharing“ was die Unterbringung von bis zu 20% mehr Mitarbeiten auf der selben Fläche ermöglicht.
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Ergonomie
Die Ergonomie am Arbeitsplatz ist einer der wichtigsten Faktoren eines jeden Büros. Sind die Mitarbeiter nicht mit dem entsprechenden Ergonomischen Mobiliar ausgestattet haben Unternehmen langfristig weitaus mehr Krankheitsfälle in allen Bereichen zu verzeichnen.
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Wohlfühlfaktor
Der Wohlfühlfaktor eines jeden Büros sollte ebenfalls nicht unterschätzt werden. Ob bei der Gewinnung neuer Arbeitskräfte oder die Motivation der Belegschaft, all das wird durch das herrschende Arbeitsklima beeinflusst und muss auf jeden fall bei der Planung beachtet werden.
Um in der heutigen Arbeitswelt als Unternehmen im Markt bestehen bleiben zu können muss jeder Zeit flexibel auf aktuelle Anforderungen reagiert werden können. Dies lässt sich beispielsweise durch Open Space oder auch sogenannte Multispace Konzepte optimal bewerkstelligen. Hierbei spricht man von den bereits in die Mode gekommenen Großraumbüros, welche jedoch neu erdacht und an die Anforderungen des heutigen Arbeitsmarktes angepasst wurden.
Mit diesen modernen Konzepten wird die kreative Team- und Einzelarbeit sowie der kommunikative Austausch aller Mitarbeiter unterstützt und gleichzeitig mit durchdachten Verkehrswegen für schnelleren Abteilungsübergreifenden Informationsfluss gesorgt. Der offene Raum wird durch Akustikwände und Raumteiler unterteilt und die einzelnen Arbeitsplätze visuell abgetrennt, so schafft man einen gewissen Grad an Privatsphäre und erzeugt gleichzeitig eine angenehme Atmosphäre.
Es müssen jedoch auch Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten in der Gruppe oder auch alleine bereitgestellt werden, sodass für jede Arbeitsanforderung der optimale Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Hierfür eigenen sich sogenannte Raum-in-Raum Systeme welche mit akustisch wirksamen Materialien gefertigt sind und somit für die best mögliche Abschirmung sorgen.
Das Multispace Büro ist ein Ort der Zusammenkunft und des Wissens-, Motivations- und Informationsaustauschs wo die Grenzen der Hierarchie fließend verlaufen. All das kann jedoch nur funktionieren wenn sich Unternehmen von veralteten Bürokonzepten und Strukturen lösen und im Gegenzug das Büro zu einem Ort mit wohnlicher Atmosphäre und moderner Technik verwandeln wo die gesamte Belegschaft gerne hin geht, ganz im Sinne des Work-Live-Blending.
Wenn Sie noch mehr über die Vor- und Nachteile des Open Space Konzeptes erfahren möchten, erfahren Sie alle Infos in unserem Beitrage rund um das Open Space Büro (https://blog.breitinger.de/open-space-buero-2/).
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Wie geht richtige Büroplanung heute?
Viele Unternehmen tuen sich heutzutage schwer qualifizierte Nachwuchskräfte zu finden. Die jüngeren Generationen haben gänzlich andere Ansprüche an den Arbeitsplatz und suchen Studien zufolge nach flexiblen und modernen Arbeitgebern.
Zu den wichtigsten Kriterien gehören hierbei Desksharing, spontane und kreative Meetings sowie flexibles und agiles Arbeiten sowohl aus dem Homeoffice als auch von Unterwegs. Des Weiteren spielt das Arbeitsklima eine immer wichtigere Rolle, weg von veralteten Hierarchiestrukturen und tristen Bürolandschaften, hin zu einer Motivierenden Arbeitsumgebung, welche die Mitarbeiter in jeder Arbeitssituation unterstützen!
Studien haben Belegt, dass die folgenden Aspekte sowohl in einen positiven als auch in einem negativen Zusammenhang mit der Zufriedenheit und der Motivation der Mitarbeiter in einem Unternehmen stehen:
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Positiver Zusammenhang
- Farbige Arbeitsumgebung
- Rückzugsmöglichkeiten für Konzentration
- Verfügbarkeit von Besprechungsmöglichkeiten
- Erholungs- und Pausenmöglichkeiten
- Vielfalt an Besprechungsmöglichkeiten
- Zufriedenheit mit der Möblierung
- Casual Design
- Frische Luft
- Möglichkeiten für spontane Gespräche
- Gute Akustik
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Negativer Zusammenhang
- Zu geringer Abstand zu anderen
- Isolation am Arbeitsplatz
- Zu hohe Temperatur
- Störung duch Personenverkehr
- Trockene Luft
- Nicht ausreichende Beleuchtung
- Ständige Beobachtung am Arbeitsplatz
- Grelles Licht
Um bei einer Neu- oder auch Umgestaltung Ihres Arbeitsplatzes mit Sicherheit ein gutes Ergebnis zu erlangen, sollten Sie zunächst folgende Fragen klären:
- Welche Flächen sind vorhanden und wie sieht der Grundriss aus?
- Welche Mitarbeiter benötigen wie viel Platz für Ihre Tätigkeiten?
- Welche Mitarbeiter müssen oft zusammen Arbeiten und welche Rückzugsmöglichkeiten benötigen Sie dafür?
- Wie viele Gemeinschaftsräume werden insgesamt benötigt?
- Welche weiteren Räume bedarf es (Serverräume, Materiallager, Archive, etc.)?
- Welche Beschaffenheit benötigen die einzelnen Räume (Beleuchtung, Akustik, Technik, etc.)?
- Welche gesetzlichen vorgaben müssen beachtet werden?
- Welches Bürokonzept passt am besten zu unserem Unternehmen?
- Welche Büromöbel werden dafür benötigt?
Egal für welches Arbeitsplatzkonzept Sie sich am Ende entscheiden, es gelten immer rechtliche Vorschriften welche es einzuhalten gilt, um Arbeitsunfälle zu minimieren und der Belegschaft ein gesundes und ergonomisches Arbeiten zu ermöglichen. Die wichtigsten Verordnungen stellen hierbei die Arbeitsstättenverordnung, die Bildschirmarbeitsverordnung und die DIN-Norm 4543-1 dar. Diese sind sehr umfassend und detailreich.
Eins der Hauptkriterien bildet der Flächenbedarf, hierbei stehen jedem Mitarbeiter eine Fläche von mindestens 8-10m² zu. Dies beinhaltet Stauraum, Arbeitsmittel und Laufwege. Bei Großraumbüros sollte sogar eine Mindestfläche von 10m² Standard sein und eine Raumhöhe von 20m³ bei ungehinderter Fensterlüftung eingehalten werden.
Bei Großraumbüros mit einer Fläche von über 400m² gelten sogar noch höhere Flächenstandards von 12-15 m², da hier ein höherer Bedarf an Verkehrsflächen besteht und eine höherer Lärmpegel herrscht (bei guter Planung eines Multispace Büros fallen die üblichen Störquellen eines Großraumbüros nicht an).
Laut der Technischen Regel für Arbeitsstätten ASR A3.6, erfolgt eine gute Büroplanung einerseits entlang der wirtschaftlichen Kennzahlen und andererseits anhand dem Wohlfühlfaktor der Belegschaft. Denn wie bereits erwähnt spielt das Arbeitsklima eine sehr wichtige Rolle um neue Mitarbeiter für das Unternehmen gewinnen zu können und die Mitarbeiter die bereits im Unternehmen sind zu halten und an das Unternehmen zu binden.
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Wie Sie die typische Fehler bei der Büroraumplanung vermeiden
Das Thema Büroplanung ist ein weitläufiges Themengebiet bei dem es viel zu beachten gibt. Trotzdem gibt es nach wie vor viele Unternehmen die in dem Glauben sind, dass es mit der alleinigen Anschaffung neuer Büromöbel getan sei, was Ihnen später dann meistens teuer zu stehen kommt. Es gibt viele Fehlerquellen die bei unsachgemäßer Planung anfallen können. Nachstehend folgen einige der häufigsten Fehler:
Bei der Wahl der neuen Büromöbel sollte mehr auf Ergonomie und Qualität geachtet werden als nur nach dem niedrigsten Preis zu schauen. Möbel mit Minderwertiger Qualität und schlechter Ergonomie halten erstens wesentlich kürzer und man hat oft mit lästigen Reparaturen zu kämpfen und eine mangelhafte Ergonomie wirkt sich direkt auf die Gesundheit der Belegschaft aus.
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Nehmen Sie sich genug zeit für die Büroplanung, befragen Sie Ihre Mitarbeiter welche Bedürfnisse Sie haben, was für Arbeitsmittel und Arbeitsplätze Sie benötigen, dies bindet Sie erstens in die Planung mit ein und mindert die Gefahr, dass die neuen Räume im Endeffekt nicht genutzt werden.
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Achten Sie darauf, dass das Planungsteam von Fach ist und Erfahrung im Bereich Büroplanung hat. Büroraumplanung ist ein Thema was viel Erfahrung und Wissen Bedarf, weshalb die Planung immer in Zusammenarbeit mit Experten geschehen sollte sonst fallen im Nachhinein weitaus höhere Kosten für umbauten und eine neue Planung an. Bei Kostenlosen Planungsangeboten handelt es sich in den meisten fällen um Veranstaltungen zum Produktverkauf, achten Sie also darauf, dass dem Gegenüber das Wohl Ihres Unternehmens am Herzen liegt und nicht bloß auf die Produkte geachtet wird!
Fazit: Ein modernes Büro bedarf eine professionelle Büroraumplanung
Um eine erfolgreiche Planung eines Unternehmens zu erstellen, muss zunächst das Unternehmen im ganzen betrachtet werden. Welche Strukturen und Arbeitsabläufe passieren wann und wo? Eine ausführliche Analyse bildet somit die Grundvoraussetzung um eine sinnvolle Arbeitsumgebung zu erschaffen.
Beachten Sie alle genannten Punkte und abreiten Sie mit einem Planungsteam zusammen denen das Wohl Ihres Unternehmens wichtig ist. So gelingt Ihnen ein zukunftsfähiges Bürokonzept mit dem Sie auch in Zukunft am Markt erfolgreich sein können!
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